はじめに
はじめまして。 プロダクト開発統括部 第1グループの中澤です。
私が所属しているチームではスクラムを導入しており、 そこでスクラムマスターに任命されてから1年が経過しようとしています。
この1年間はチームメンバーの入れ替わりが激しく、以前のチームで決めたことが今のチームに当てはまらず問題になることがありました。
そこでチームのカイゼンについて考え、テーマアップからカイゼン管理まで簡単にできる仕組みを作りました。
今回は、この仕組み（カイゼンサイクル）をみなさんに紹介したいと思います。
目次
事前準備
SlackやTeamsなどの普段利用しているチャットツールに、チームカイゼン用のチャンネル（チャットグループ）を作成してメンバー全員を招待しましょう。
準備はたったのこれだけです。
タスク管理ツールを使ったり、課題管理表を作成したりといった手間はありません。
チャットツールだけで完結するものになっています。
これから具体的なカイゼンサイクルを説明していきます。
カイゼンサイクル
➀ 課題感や改善案の投稿
自分が投稿する場合
業務中にふと感じた課題感や、MTGで話題に挙がったカイゼン内容など、 思い浮かんだその瞬間にチームカイゼン用チャンネルへ投稿しましょう。
間違っていることでも良いです。どんなに小さなことでも良いです。
とにかく、思いついたらすぐに投稿してチームメンバー全員に共有することが大切です。
チームの課題感や、課題感から生じるカイゼンは生ものだと個人的には思っています。
その瞬間感じたことをそのまま書きましょう。
他のメンバーが投稿した場合
他のメンバーが投稿したときは、その内容を確認しましょう。
その後、状況に応じて下記を実践しましょう。
自分と同じ課題感を抱えていたり、納得感があって積極的にカイゼンしたい投稿についてはリアクションしましょう。
意見・感想・類似カイゼンなどが思いついたら投稿のスレッドに返信しましょう。
ある程度やり取りすることで、内容が整理につながります。
ただし、ここではあまり時間を掛けすぎないように注意しましょう。
➁ 定期的な深堀りの機会
投稿頻度に応じて、投稿内容をメンバー全員で確認・深堀りする時間を定期的に設けましょう。
ここでは下記の3項目を決めます。
カイゼン対応可否
カイゼン対応優先度
カイゼンタスクと割り当て
カイゼン対応可否
まずは投稿されたカイゼンを実施するかどうか決めます。
どうしても時間やリソースは有限です。
効果が無かったり、費用対効果が著しく低いカイゼンは対応するべきではありません。
カイゼン対応優先度
対応するカイゼンについて優先度を策定します。
基本的には、時間的余裕がないものや費用対効果が大きいものから着手すると思います。
優先度の策定基準についてはチームメンバーで話し合って決めましょう。
カイゼンタスクと割り当て
カイゼンのために必要なタスクを洗い出し、そのタスクの作業者を決めます。
必要なタスクが決まったら、投稿のスレッドに1タスクずつ返信していきます。
➂ カイゼンの実施
カイゼンタスクを消化していきます。
リアクションを付けてタスクの進捗管理も忘れずに行いましょう。
➃カイゼン完了後
すべてのカイゼンタスクが完了後、投稿に完了が分かるリアクションを付けます。
➄ サイクルを回す
➀～➃を繰り返しながらカイゼンを進めていきます。
最後に
チームカイゼンは業務効率化や心理的安全性の向上につながります。
チームの課題感は感じているけどカイゼンできていない、何から始めればよいか分からないといった方は是非、このカイゼンサイクルを活用してみてください。
また、すでにチームカイゼンを始めているという方についても、何か参考になったことがあれば幸いです。
チームのカイゼンサイクルを回し、より良いチームを作っていきましょう！
