はじめに
お久しぶりです！製品要望対応チームのスクラムマスター、A.Nです。
突然ですが、日報って毎日書いていますか？
業務の一環とはいえ、同じような内容を繰り返し記入するのは意外と手間ですよね。
特に稼働報告に近いフォーマットだと、日報と稼働表を別々に作成するのは二度手間になります。
そこで、稼働表から日報を自動作成し、Slackに投稿できるツールを作ってみました！
このツールで、3人日分の工数を削減できたので、その仕組みと効果をご紹介します。
背景
私たちのチームでは、稼働報告に近いフォーマットの日報を毎日作成していました。
「稼働表に入力するだけで、自動的に日報を作れたら楽になるのでは？」と思い立ち、ツール開発をスタート。
さらに手間の掛かる時間計算や余白の調整などをなくし、効率化を目指しました。
ツールの概要と仕組み
ツールの目的
稼働表に入力するだけで、日報を自動作成＆Slack投稿まで完了！
必要なもの
- Excel（マクロ有効ブック）
- Slackアカウント
ツールの構成
稼働集計
プロジェクト番号と名前の設定します。
後述の稼働表を埋めると、月ごとの稼働時間や割合を自動計算して出力します。
稼働マスタ
勤務パターン（時短勤務・非稼働日など）や休暇予定を設定すると、稼働日数や時間計画が記録されます。
稼働表
「稼働集計」に設定したプロジェクトを選択し、そのプロジェクトタスクの稼働時間を入力します。
※ここでは「稼働マスタ」で設定した勤務パターンや休暇予定、休日祝日が反映されます。
また、以下のマクロを作成し、操作ミスを減らし利便性を向上させました。
- プロジェクト枠の自動追加
- プロジェクト内作業枠の自動追加
- 新しい稼働表シート作成
- マクロ操作の取り消し
日報ジェネレータ
稼働表のデータをもとに日報の文面を自動作成します。 さらに、ボタン一つでSlackに日報を投稿できます。
実際の使い方
初期設定
「稼働集計」にプロジェクト情報を設定
「稼働マスタ」に勤務パターンや休暇予定を入力
日々の運用
稼働表にプロジェクト・タスクごとに稼働時間を入力
報連相、所感やひと言などを記入
日報ジェネレータで日報文面を生成して確認
ボタンを押してSlackに投稿！
ツール導入後の効果
業務効率化
- 日報作成時間：平均3分
- チーム人数：4人
- ツール利用期間：約6ヶ月（120営業日）
⇒ 削減時間：3分 × 4人 × 120日 = 1440分 = 3人日！
チームメンバーが増えたり、長期運用するほど、さらなる効率化が見込めます。
精神的な負担の軽減
「どう書けばよいのか...」と悩む時間が消え、日報作成の手間から解放され、気持ちの余裕も生まれました。
利用者の声
実際にツールを使用しているメンバーからも、嬉しい声が寄せられています。
「自分がどんな対応にどのくらい時間をかけているか一目で分かるので、作業効率を上げるためのボトルネックが特定しやすくなった。」
「普段の日報の提出に時間がかからなくなった。」
「日報の記載が楽になった。」
「Slackの日報投稿を自動でやってくれるのがよい。」
また、他にもツールに追加したいくつかの機能も好評のようでした。
「有休残数を調べるのに勤怠管理システムを見なくてもわかるようになった。」
「BPの場合、月の稼働時間の幅(下限と上限)が把握できるのが便利。（2月なら、そもそも祝日が多いので休み取れないな、とかが月初にわかるとか）」
こういった声からも、ツールがチームメンバーの業務効率化やストレス軽減に貢献していることがわかります。
さいごに
本ツールでは日報作成の効率化を図り、特に機械的に記載する稼働報告部分の自動化を実現しました。
作成時間の削減だけでなく、より多くの報連相やコメントを書く余裕が生まれることで、日報を通じたコミュニケーションの活性化も期待できます。
今回のような小さな改善の積み重ねることで、大きな業務効率化につながることを改めて実感しました。
あなたやチームにも、効率化できるポイントが隠れているかも？
お知らせ
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