こんにちは、堀内です。
長年働いていると自分が担当していた仕事を引継ぎする機会は何度も経験されているかと思います。
今回は私が実際に引継ぎをした際に失敗した点や、そこから得た観点などを交えて書き残していきますのでお付き合いください。
引継ぎ先のメンバーに無駄な苦労をしてもらいたくない
一番押さえておきたい点です。この点をおさえておけば自然と良い形になると思います。
引継ぎ元が全て御膳立てしろということではなく、引継ぎ先にも頑張ってもらいつつ丸投げや放置といった状況にならないようにお互いに幸せな形を目指したいです。
個人で抱えている期間が長くなるほど引継ぎ難易度が上がっていく
仕事を続けていれば、新しい仕事が増えていきます。
ということは何もせずにいると自身の抱えている仕事がどんどん増えていく状況になっていきます。
自身で抱えている期間が長くなれば長くなるほど、自分しか知らない内容も増えていきますので引継ぎの難易度も上がっていきます。
全てを覚えておくのも大変ですので、たとえ引き継ぎの予定が無くても時間のある時に少しずつアウトプットしておくことで、いざという時に役に立ちます。
私も、長い間引継ぎが行えずに抱え込んでしまった業務があり、普段からアウトプットしていなかったこともあって何度も説明の機会が必要になり、引継ぎの手間がかかってしまいました。
引継ぎの準備をしっかりする
引継ぎの準備はとても重要です。引継ぎ前から準備をしっかり進めて、資料を作成して臨みましょう。
引継ぎ資料には、作業手順やステップ、確認点などを極力省略せずに全て書き起こすことにしましょう。何も知らない受け手側の視点で理解できる内容になっているか、資料を読み返すことも大事です。
引継ぎ資料を作成しはじめると、暗黙知の部分が多く存在していることに気が付くでしょう。暗黙知も漏れなく引き継げるように記述しましょう。
そうはいっても、普段の業務もあり準備する時間がなかなか取れないこともあると思います。そんなときは引継ぎ先のメンバーと共同での作業期間を設けたうえで引継ぎ資料の作成を進めましょう。
私が昔に作成した引継ぎ・説明資料ではあまりそのような点を考慮していなかったため、引継ぎ先にとって不明な点が多数出てきて何度も説明をし直すといったこともありました。
業務を一緒に経験してもらう
頑張って引継ぎ資料を用意したとしても、書面や口頭だけで引継ぎをして理解してもらうのはなかなか難しいです。
細かいところが記載されていなかったりちょっとしたステップが抜けていたりするだけで、初めての人からすると突然暗闇に足を踏み入れることになってしまいます。
業務の目的や意図を理解してもらわないと、思いもよらない方向に進んでしまう可能性もあります。
そのため、何度か業務を実際に経験させて感触をつかんでもらうのが効果的です。
最初はサブとして業務を見てもらう、次にメインで実施してもらいつつフォローをする、最後は手を放して一人でやってもらうといったように段階を踏むことができれば良いと思います。
注意したいのが、経験をさせただけで業務内容が整理されていないまま引継ぎを終えてしまわないようにする点です。
資料だけ、経験だけといった状況では受け手には不安が残ってしまいます。
業務経験と引継ぎ資料を掛け合わせることで経験を活用しつつ資料が補強するといった形とすることができます。
引継ぎ後もフォローする前提で考えておく
引き継いだ後もメンバーはそのプロジェクトにおいては初心者です。すぐ１００％理解して活動できるわけではありません。
基本的には引継ぎ後もフォローを行う前提で考えて構えておくことも必要です。
引継ぎが終わったから不明な点が出てきても全部自分で何とかしないといけない...。
そんな状況は精神的にも辛いところです。いざとなればフォローを受けられる状況であれば安心して引継ぎを受けられるかと思います。
引継ぎ元も最初からフォローする心構えでいれば、引き継いだ後に何回も質問やヘルプが来ても素直に受け入れられるでしょう。
また、そのタイミングで伝えきれていない点も発見することもあります。引継ぎ後の業務の効率化という意味でも重要です。
今回は引継ぎする側がある程度手をまわして準備を進める形をとっていましたが、引継ぎ先の方に説明をしたうえで理解・経験することを目的として引継ぎ資料を作ってもらうやり方もあります。
私はこのやり方は経験がありませんが、もし実施するとしたら業務の全体の流れをまず掴んでもらうようインプットをして、最低限「分からないところが分からない」という状況が起きないように誘導すると思います。
まとめ
引継ぎは大変ではありますが双方が寄り添って上手く立ち回ることを意識していけるかがポイントだと思います。
是非助け合いの精神を持ちつつ効果的に引き継げる形を考えながらやってみてください。
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